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スキャンアプリでペーパーレス化する方法
ずっとしたいと思いながら、家の中の書類をペーパーレス化できずにいました。
機が熟したと感じ、「えいや！」と我が家にはびこる書類たちを一網打尽しました。
今回はその方法と、ペーパーレス化してみて感じたことを記事にします。
先ずこちらが年月を経て膨れ上がったファイル画像です。いつまで溜める気だったんでしょうか。
Before
それらを一斉に電子化しました。スッキリ。
After
取り込んだ書類を断捨離でき、いまは爽快な気分です。
今回は溜めた書類をまとめてスキャンしたので骨を折りましたが、今後は書類を持ち帰る度にスキャンして処分すると決めました。
ペーパーレス化を検討している方の参考になれば幸いです。
私がペーパーレス化に使用したものは以下のもの
- iPhone
- スキャナアプリ
- USBメモリ（とMacBook）
クラウドへ保存する気はなかった
ペーパーレス化するにあたり、GoogleドライブやDropboxなどのクラウドオンラインストレージにアップデートするのが一般的だと思うのですが、私の中では〝クラウドありき〟のペーパーレス化は考えていませんでした。
情報が漏洩するとか、そういったことはあまり気にしていないのですが、クラウドのみに保存してしまうと何らかの理由でロックがかかったりして必要なときにデータを引き出せないことを恐れたからです。
USBメモリも失くしたり、盗難に遭ったりしたら同じなんですけど。
先ずはすべての文書をスキャンして、後からデバイス問わず閲覧できた方が便利なものだけをピックアップしてクラウドにアップロードする方法を選択しました。
そのためのUSBメモリです。
パソコンでファイル整理する方法を選んだ
データ化した文書の保存に、スマホに直挿しするタイプのUSBメモリも考えました。
けれど結局はパソコンでフォルダー分けした方が整理がしやすそうに思えたので、私が選んだのはUSB3.1 Type-A/Type-C 両コネクタ搭載で使い勝手の良さそうなSanDisk製のUSBメモリです。
2,000円くらいで購入しました。
私がメインで使用しているMacBookにはUSB Type-C入力端子しかないので、アダプターを介さずに直挿しできるタイプを選びました。
くるっと回転させるとUSB Type-Aにして使用できるのは汎用性が広がり安心感があります。
書類しか入れないので128GBも必要なかったかもしれなかったもしれないですが、安かったのでこれにしました。
全金属製で小指サイズのコンパクトながら少し重量感があります（重さ12グラム）。
スキャナアプリは「adobe scan」と「scannable」がおすすめ
ペーパーレス化するにはどのスキャナアプリが良いか迷いました。
文書の数枚をマイクロソフトや有名どころのアプリを5種類ほど試してみました。
その結果、主観ですがUIや使い勝手が良く「adobe scan」と「scannable」を使うことに決めました。
どちらも使い勝手が良く甲乙つけがたいのですが、両者の特徴を挙げると、
- スキャンしたデータをiPhoneのカメラロールに保存したいなら「scannable」
- OCR（文字の読み取り）機能が重要なら「adobe scan」
といった印象です。
どちらもレスポンスが良く、有名な会社のアプリなので信頼できそうです。
これらの特徴から、私はカメラロールに保存したいデータは「scannable」、それ以外は「adobe scan」でスキャンして作業を進めました。
どちらもAirDropでMacやiPadへデータ送信できる
私はiPhoneでスキャンしてMacBookへデータを送り、後から整理する、という使用方法なので、「adobe scan」「scannable」ともにスキャンしたデータをAirDropで送信できるのは快適でした。
スキャン→AirDropでMacへ、スキャン→AirDropでMacへ、の繰り返し。
その作業がしやすかったのは「adobe scan」でした。
「あ、この文書はカラーだしカメラロールに入れておきたい」と思ったら「scannable」。
スキャン→カメラロール保存→AirDropでMacへ、という感じです。
結局はどれも最終的にMacへ送るので、その際のAirDrop機能は凄まじく便利でした。
iPhoneで送信先Macを選択してタップすると同時にMacから「ポローン」と音が鳴り、画面をのぞくと転送済み。
AirDrop機能がなければペーパーレス化は諦めたかもしれません。
SnapLiteがあるとスキャン作業が捗る
以前からペーパーレス化に興味を持ちながら、あまり活用していなかったSnapLiteというデスクライトがスキャン作業時に活躍しました。
ちょうど良い高さ、角度にスマホを載せることができます。
ライトは電源ボタンを押す度に電球色、蛍光色と切り替わります。
SnapLiteの背面にはUSB出力端子があり、スマホを充電しながらスキャン作業ができるので、バッテリー切れの心配なく進められます。
SnapLiteがなくても三脚などにスマホを固定させると、こんな感じで優秀なアプリが自動で書類を認識してスキャンしてくれます。
画質も十分認識可能なので、よほど人に配布する資料づくりなどでない限り、スキャナーで取り込む作業は必要ないのではと思えます。
こんな調子でスキャン作業を進めた結果、見事ペーパーレス化に成功しました。
作業の途中、「何故こんな文書を保管していたんだろう？」と思わされる文書がいくつもありました。
作業が終わってスッキリして嬉しいので最後に再度ビフォーアフター
Before
After
一気に電子化に成功。この爽快感は画像では伝えられません。
スキャン作業後に捨てきれずに残ったもの
大きく分けると2つあります。
- 地方銀行の預金通帳
- 家電の長期保証書
くらいです。あとはすべてデータ化してUSBメモリに保存して処分しました。
捨てられなかったものも「いずれ必要なくなるだろうな」と感じています。
❶については、いまや銀行の多くはATMや窓口に行かずしてスマホやタブレットで入出金の履歴確認や振り込みができます。
一部の通帳のみ捨てられませんでしたが「通帳記入」という行為が近い将来なくなると感じます。私自身、必要に迫られ口座を開設したものの、一度も通帳記入していません。
❷家電の保証書もスキャン後に処分しても良かったかもしれません。
一応、安心感のために残しました。
もしネットで購入したものであれば必要な時に購入履歴から証明ができますし、店舗で購入した場合も店舗側に販売履歴は残っているでしょう。
記録として保証書をスキャンしてデータ化しておけば購入日等も証明できます。そのため今後は原本を残しておく必要はなくなると思います。
説明書も型番さえわかれば大体のものはネット上にPDFなどが存在します。今後紙の説明書は残す必要はないと感じます。
最近の電化製品はQRコードだけを添付して説明書が同封されていないものも多くなっています。
資源や物流の観点からも、今後はそれがスタンダードになるのではないでしょうか。
書類は「とりあえず保管」→「とりあえずスキャン」へ
ペーパーレス化した率直な感想は、もっと早く習慣にすべきだったということ。
- 紙は増えると部屋を圧迫する。そしてものすごく重くなる
- データ化して断捨離すると部屋がスッキリして家族に感謝される
- そのためには文書の「とりあえず保管ボックス」を設けない
余談
カード類を入れるケースにフリスクの空箱がぴったりでした。
これも思い切って断捨離すればいいのですが。参考までに紹介しておきます。
今回使用したUSBメモリとデスクライトも紹介しておきます。
ペーパーレス化に興味がなくても海外旅行が好きな人は出発前にパスポートはスキャンしてデータ化しておきましょうね！
現地でパスポートを紛失してしまい大ピンチ！
でもスキャンしておいた画像を提示して帰国できたケースがあるみたいですよ。
